Als ZZP'er bent u in de meeste gevallen btw-plichtig. Dat betekent dat u btw berekent op uw facturen, die btw afdraagt aan de Belastingdienst en btw op uw zakelijke inkopen terugvraagt. In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe de btw-aangifte werkt, wanneer u aangifte doet en welke uitzonderingen van belang zijn.
Wanneer bent u btw-plichtig?
Vrijwel alle ZZP'ers die goederen of diensten leveren zijn btw-plichtig. Uitzonderingen zijn er voor een aantal specifieke sectoren, zoals:
- Medische beroepen (fysiotherapeuten, huisartsen, tandartsen) bij medische prestaties
- Kinderopvang
- Onderwijs (onder voorwaarden)
- Journalisten bij uitoefening van het vrije beroep (deels)
Twijfelt u of u btw-plichtig bent? Vraag advies aan een boekhouder voordat u uw eerste factuur stuurt.
Btw-tarieven in Nederland (2025)
Nederland kent drie btw-tarieven:
- 21%: het standaardtarief voor de meeste goederen en diensten
- 9%: voor levensmiddelen, geneesmiddelen, boeken, restaurantbezoek en bepaalde arbeidsintensieve diensten
- 0%: voor export naar landen buiten de EU en intracommunautaire levering (levering aan btw-plichtige ondernemers in andere EU-landen)
Hoe werkt de kwartaalaangifte?
De meeste ZZP'ers doen ieder kwartaal btw-aangifte. De Belastingdienst stuurt u geen aankondiging: u bent zelf verantwoordelijk voor het doen van aangifte binnen vier weken na het einde van het kwartaal:
- Kwartaal 1 (jan-mrt): aangifte uiterlijk 30 april
- Kwartaal 2 (apr-jun): aangifte uiterlijk 31 juli
- Kwartaal 3 (jul-sep): aangifte uiterlijk 31 oktober
- Kwartaal 4 (okt-dec): aangifte uiterlijk 31 januari volgend jaar
De aangifte doet u via Mijn Belastingdienst Zakelijk (DigiD Zakelijk). U geeft op hoeveel btw u heeft ontvangen (verschuldigde btw) en hoeveel btw u zelf heeft betaald op zakelijke inkopen (voorbelasting). Het verschil maakt u over of krijgt u terug.
Voorbelasting: btw terugvragen
De btw die u betaalt op zakelijke inkopen en kosten kunt u terugvragen als voorbelasting. Dit geldt voor:
- Kantoorartikelen en apparatuur
- Software en abonnementen
- Zakelijk gebruik van uw auto (deels, afhankelijk van privagebruik)
- Boekhouderkosten en adviesdiensten
- Zakelijk reizen (trein, taxi, maar niet vluchten)
Bewaar altijd facturen op uw naam. Een kassabon volstaat alleen voor bedragen tot 100 euro (exclusief btw) bij transacties waarbij een vereenvoudigde factuur is toegestaan.
De Kleineondernemersregeling (KOR)
Als uw jaarlijkse omzet lager is dan 20.000 euro (exclusief btw), kunt u kiezen voor de Kleineondernemersregeling. U berekent dan geen btw op uw facturen, doet geen aangifte meer en vraagt ook geen voorbelasting terug. Dit scheelt administratie.
De KOR is met name aantrekkelijk als u weinig zakelijke kosten heeft en uw klanten grotendeels particulieren zijn (die de btw niet kunnen terugvragen). Voor B2B-dienstverleners is het minder aantrekkelijk, omdat uw klanten de btw toch zouden aftrekken.
Wat als u een fout maakt?
Heeft u een fout gemaakt in een eerdere aangifte? Dan kunt u via een suppletieaangifte corrigeren. Doe dit proactief, niet nadat de Belastingdienst contact opneemt. Correcties uit eigen beweging leiden bijna nooit tot boetes; correcties na een boekenonderzoek kunnen dat wel.
Laat het uitbesteden
De btw-aangifte lijkt eenvoudig, maar de details (gemengd gebruik, verlegde btw bij buitenlandse diensten, correctie prive-gebruik auto) kunnen complex worden. Een boekhouder zorgt dat u niets vergeet en niets te veel betaalt.
Gerelateerde artikelen
Bas van Mook
Boekhouder en eigenaar van Van Mook Administratie & Advies in Berkel-Enschot. KvK 97207241.
Bas helpt ZZP'ers en ondernemers in regio Tilburg met boekhouding, belastingaangiftes en fiscaal advies.