Privacyverklaring

1. Inleiding en verantwoordelijke

Van Mook Administratie & Advies (handelsnaam van De Bas B.V.) verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening op het gebied van boekhouding, belastingaangiftes, jaarrekeningen, financieel advies en administratieve automatisering. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke grondslagen en hoe wij omgaan met uw privacy.

2. Categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van zakelijke klanten, particulieren, personeel van klanten (bij loonadministratie) en websitebezoekers. Het betreft onder meer:

• NAW- en contactgegevens: Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Identificatiegegevens: Geboortedatum en BSN (noodzakelijk voor belastingaangiftes).
• Financiële gegevens: IBAN, inkomsten, vermogen en belastinggegevens.
• Zakelijke gegevens: KvK-nummer, btw-nummer en jaarrekeningen.
• Correspondentie: E-mails en berichten in het kader van opdrachten.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: Voor het voeren van uw boekhouding en het verzorgen van aangiftes.
• Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht en de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorisme (Wwft).
• Gerechtvaardigd belang: Voor de beveiliging van onze ICT-systemen en bewijsvoering bij eventuele geschillen.

4. Ontvangers en verwerkers

Wij delen uw gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is. Denk hierbij aan:

• Softwareleveranciers (o.a. voor boekhouding en hosting).
• De Belastingdienst en andere overheidsinstanties.
• Salarisverwerkers (indien wij uw loonadministratie uitbesteden).

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. Voor fiscale en boekhoudkundige gegevens hanteren wij de wettelijke termijn van 7 jaar na afloop van het boekjaar. Gegevens in het kader van de Wwft worden tot 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie bewaard.

6. Beveiliging

Wij treffen passende maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang te voorkomen, waaronder:

• Multi-factor authenticatie (MFA) op alle kritieke systemen.
• Encryptie van gegevens en beveiligde verbindingen (SSL/TLS).
• Regelmatige back-ups en strikt toegangsbeheer.

7. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking of verzoeken om gegevensoverdraagbaarheid. Neem hiervoor contact op via info@vanmookadministratie.nl.

Indien u een klacht heeft over onze gegevensverwerking, kunt u deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.