Je bank laat het nettobedrag zien, niet je omzet
Bij een gewone onderneming is de betaling die binnenkomt gelijk aan de factuur. Bij een webshop zit er een tussenpartij: een betaalprovider of een marktplaats die het geld eerst int, er kosten van afhaalt, en het restant een paar dagen later gebundeld doorstort. Wat op je bankafschrift staat, is dus het resultaat van een rekensom die je zelf niet ziet.
Voor de boekhouding betekent dat: het bedrag op je bank is geen omzet. Het is omzet min kosten, in één bedrag, over meerdere orders tegelijk. Om je administratie kloppend te krijgen, moet die som weer uit elkaar.
Betaalproviders betalen in batches, met kosten eraf
Mollie, Stripe en PayPal werken allemaal op dezelfde manier. Een klant betaalt 100 euro. De provider houdt de transactiekosten in, bijvoorbeeld een vast bedrag per transactie plus een percentage, en stort een paar dagen later een bundel betalingen door. Van die 100 euro komt bijvoorbeeld 97,50 euro binnen.
Boek je die 97,50 euro als omzet, dan mis je 2,50 euro omzet en 2,50 euro kosten, en klopt je btw over die verkoop niet, want btw reken je over de volle 100 euro. Bij één transactie is dat verwaarloosbaar. Bij duizend transacties per maand is het een structureel bedrag dat je omzet en je kosten allebei te laag maakt.
Bij een marktplaats is het verschil groter
Op de uitbetaling van bol.com staat meer dan alleen een transactiekostje. Er gaat commissie af per verkocht artikel, eventueel de kosten van fulfilment als je via het magazijn van bol werkt, advertentiekosten, en verrekende retouren. Het verschil tussen je omzet en je uitbetaling loopt daardoor flink op.
Voorbeeld: één uitbetaling van bol.com
Verkocht in de periode (inclusief btw): 1.400 euro
Commissie: 190 euro
Fulfilmentkosten: 60 euro
Advertentiekosten: 45 euro
Verrekende retouren: 105 euro
Uitbetaald op je rekening: 1.000 euro
In je boekhouding horen hier zes regels: de volledige omzet van 1.400 euro met de bijbehorende btw, de vier kostenposten elk op hun eigen rekening, en de bankbijschrijving van 1.000 euro die na die verdeling precies op nul uitkomt. Boek je alleen de 1.000 euro, dan mis je 400 euro omzet, vier kostensoorten en de btw daarover.
Chargebacks en terugboekingen zijn een aparte regel
Een klant die geld terugvraagt via zijn bank of creditcardmaatschappij, een terugboeking, verschijnt als een aparte inhouding op een latere uitbetaling, soms met extra kosten van de provider. Dat is geen retour in de gewone zin: er is vaak geen creditfactuur en de goederen komen niet terug. Toch moet de omzet gecorrigeerd worden en horen de kosten van de terugboeking apart. Wie dit niet bijhoudt, ziet alleen een onverklaarbaar lagere uitbetaling.
Wat er moet gebeuren: bruto boeken, netto afletteren
De regel is telkens dezelfde. Boek de volledige omzet met de juiste btw. Boek elke ingehouden kostensoort apart op een eigen rekening, zodat je later weet wat je aan commissie, transactiekosten of advertenties kwijt bent. En letter dan de uitbetaling van de provider of de marktplaats af tegen die brutigheid, zodat het bedrag op je bank exact aansluit. Als het niet op nul uitkomt, mist er een regel.
Met de hand is dit bij volume niet vol te houden
Met een paar transacties per week doe je dit prima zelf. Met honderden orders per maand, verspreid over een eigen webshop en een of meer marktplaatsen, is het handmatig uitsplitsen van elke uitbetaling geen werk dat je erbij doet. Dit is de plek waar een webshop-administratie zonder automatische verwerking stilletjes scheef gaat, en waar het na een paar maanden lastig te reconstrueren is omdat de afrekenbestanden dan niet meer zomaar terug te halen zijn.
Hoe de afrekeningen samenhangen met btw, OSS, retouren en voorraad, staat in Boekhouding voor je webshop: btw, OSS en je afrekeningen.
Bas van Mook
Boekhouder en digitaliseringsspecialist. Van Mook Administratie & Advies. KvK 97207241.
Bas verzorgt de boekhouding voor webshops en e-commerce door heel Nederland, grotendeels geautomatiseerd. Wat hij hier schrijft, komt uit de dagelijkse praktijk.