Onderhanden werk is het blinde vlek van de meeste kantoren
Onderhanden werk is simpel te omschrijven: het is het werk dat al is gedaan, maar nog niet is gefactureerd. Bij veel kantoren wordt dat pas zichtbaar op het moment dat iemand daadwerkelijk een factuur gaat opstellen, soms weken na de eigenlijke werkzaamheden. Tot die tijd staat het nergens: niet in de boekhouding, niet in een dashboard, hooguit in het hoofd van de medewerker die het werk deed.
Dat is geen theoretisch probleem. Een klant waarvoor structureel meer uren worden gemaakt dan de afgesproken vaste prijs dekt, wordt vaak pas na een jaar ontdekt, bij het opstellen van de jaarcijfers van het kantoor zelf. Tegen die tijd is het lastig om het tarief nog aan te passen zonder een ongemakkelijk gesprek, en is de marge op die klant het hele jaar al onder druk gestaan zonder dat iemand het zag.
Een generieke tijdregistratie-app lost het verkeerde probleem op
De voor de hand liggende oplossing is een tijdregistratie-app: een timer, een paar categorieën, klaar. Dat lost het probleem van "uren opschrijven" op, maar niet het probleem van onderhanden werk. Een generieke app weet niet welke uren declarabel zijn en welke intern, koppelt niet automatisch aan een lopend project of klant, en heeft geen idee wat de kostprijs van een uur is tegenover de prijs die aan de klant wordt doorbelast.
Erger nog: zodra een uur eenmaal is gefactureerd, kan het in de meeste apps gewoon weer worden aangepast. Voor een kantoor dat moet kunnen aantonen hoe een factuur tot stand is gekomen, is dat geen detail. Een boeking die achteraf nog verandert, is geen betrouwbare basis voor een administratie.
De urenmodule staat rond de boekhouding, niet ernaast
Bij KB Data Solutions, waar ik mede-oprichter van ben, is dat de reden dat de urenmodule geen los product is, maar onderdeel van hetzelfde platform waarin een kantoor ook zijn klanten, projecten en facturatie beheert. Een medewerker start een timer op een klant of project, dient de uren aan het eind van de week in, en een kantoorbeheerder keurt ze goed of wijst ze af met een reden. Pas na goedkeuring tellen de uren mee in de rapportages en kunnen ze op een factuur belanden.
Elke registratie krijgt daarbij een kostprijs en een verkoopprijs, afhankelijk van de medewerker en de afspraak met de klant. Zo is in één oogopslag te zien of een klant die vijftien uur per maand kost, dat bedrag ook daadwerkelijk dekt in de afgesproken prijs, in plaats van dat pas te ontdekken bij de jaarafsluiting van het kantoor zelf.
Onderhanden werk staat nu gewoon op het dashboard
Vroeger moest iemand handmatig een overzicht samenstellen om te zien hoeveel werk er per klant klaarstond om gefactureerd te worden. Nu staat dat op het dashboard: per klant, per periode, uitgesplitst in declarabele uren, interne uren en uren die zijn afgeschreven omdat ze niet in rekening worden gebracht. Een kantoorbeheerder ziet in één scherm welke uren nog wachten op goedkeuring, welke klanten oplopen in onderhanden werk, en welke facturen klaarstaan maar nog niet zijn verstuurd.
Datzelfde dashboard laat de bezetting per medewerker en de winstgevendheid per klant zien, gebaseerd op diezelfde onderliggende registraties. Geen apart rapport dat iemand maandelijks moet samenstellen, maar een doorlopend beeld dat automatisch meebeweegt met wat er daadwerkelijk wordt geboekt en gefactureerd.
Een urenmodule is geen argument om terug te gaan naar het uurtje-factuurtje
Het risico van een module die uren zo nauwkeurig meet, is dat een kantoor denkt nu eindelijk perfect per uur te kunnen factureren. Dat is de verkeerde conclusie. Eerder schreef ik al over het tariefmodel in een geautomatiseerde praktijk: een vast bedrag per onderdeel, aangevuld met een uurtarief voor advies en meerwerk. Die overtuiging verandert niet omdat er nu een module is die uren beter zichtbaar maakt.
Het doel van deze cijfers is niet om klanten preciezer per kwartier te belasten. Het doel is zien waar de tijd van een kantoor daadwerkelijk naartoe gaat, zodat een vast tarief kan worden gebaseerd op wat werk echt kost, in plaats van op een schatting van jaren geleden. Onderhanden werk zichtbaar maken is een stuurinstrument voor het kantoor zelf, geen aanleiding om de klant weer op de minuut af te rekenen.
Uren nauwkeurig meten is een stuurinstrument voor het kantoor, geen reden om de klant weer op de minuut af te rekenen. Het vaste tarief blijft.
Voor wie dit relevant is, en voor wie niet
Voor een eenpitter die een paar uur per week aan boekhouding besteedt, is dit duidelijk overkill: een eenvoudige spreadsheet volstaat prima. De module is gebouwd voor kantoren met een team, waar werk wordt verdeeld over meerdere medewerkers en klanten, en waar niemand meer precies weet of de afgesproken vaste prijzen de daadwerkelijke inzet nog dekken.
Voor dat soort kantoren geldt vaak hetzelfde patroon: uren staan los van de boekhouding, in een ander systeem of in losse spreadsheets, en de link naar facturatie wordt handmatig gelegd. Wat wij bij KB Data Solutions bouwen, is bedoeld om die knip te laten verdwijnen.
Waar dit naartoe gaat
Sinds kort brengen we onderhanden werk samen met de fiscale deadline-kalender van een kantoor in één overzicht: openstaande goedkeuringen, afgewezen uren en naderende deadlines naast elkaar, in plaats van drie aparte plekken om te checken. Dat is dezelfde gedachte die terugkomt in mijn eigen MCP-koppeling: informatie die eerst verspreid stond, samenbrengen op de plek waar iemand daadwerkelijk een beslissing neemt.
Binnen een paar jaar accepteert volgens mij geen enkel kantoor meer dat onderhanden werk pas bij de factuur zichtbaar wordt. Dat inzicht hoort standaard te zijn, niet iets waar je apart voor moet gaan zoeken.
Gerelateerde artikelen
Bas van Mook
Boekhouder, bouwer en digitaliseringsspecialist. Van Mook Administratie & Advies. KvK 97207241.
Bas combineert een actieve boekhoudpraktijk met zelfgebouwde AI-tools: van MCP-servers tot geautomatiseerde documentstromen. Wat hij hier schrijft, heeft hij zelf gebouwd en getest.