Alles begint bij één grens: 10.000 euro
De hele OSS-regeling hangt aan één drempel. Zolang het totaal van je verkopen aan consumenten in andere EU-landen onder de 10.000 euro per kalenderjaar blijft, reken je gewoon Nederlandse btw en geef je dat op in je normale aangifte. Die 10.000 euro is een totaalbedrag, niet per land: verkoop je voor 6.000 euro naar Duitsland en voor 5.000 euro naar België, dan zit je er samen overheen.
De drempel telt bovendien over dit jaar én vorig jaar. Ben je er vorig jaar overheen gegaan, dan geldt vanaf 1 januari meteen de buitenlandse btw, ook als je dit jaar rustig begint. En ben je er eenmaal overheen, dan kun je niet halverwege het jaar terug naar de Nederlandse regeling.
Boven de drempel reken je het tarief van het land van de klant
Kom je boven de 10.000 euro, dan reken je op verkoop aan consumenten in een ander EU-land het btw-tarief van dát land. Een pakket naar Duitsland gaat met 19 procent, naar Frankrijk met 20 procent, naar Ierland met 23 procent. Het tarief hangt af van het land waar het pakket heen gaat, en soms van het soort product: veel landen hebben net als Nederland een verlaagd tarief voor bijvoorbeeld boeken of voedingsmiddelen, maar de percentages en de indeling verschillen per land.
Per order moet dus twee dingen kloppen: het juiste land, en het juiste tarief in dat land. Bij een handvol buitenlandse orders per maand doe je dat met een tabel erbij. Bij volume is dit het werk dat je door een koppeling laat doen, die het afleverland en het tarief automatisch meeneemt.
De OSS-aangifte is één formulier, per land uitgesplitst
Om te voorkomen dat je je in elk land apart moet registreren, meld je je één keer aan voor de Unieregeling van het éénloketsysteem, via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Daarna doe je één keer per kwartaal een OSS-aangifte. Voor jou voelt dat als één handeling.
Het formulier zelf is een uitsplitsing. Per EU-land vul je in: de omzet aan consumenten in dat land, het toegepaste tarief, en de btw die daaruit volgt. Je betaalt het totaal in één keer aan de Nederlandse Belastingdienst, die het doorverdeelt naar de andere landen. De aangifte staat los van je gewone btw-aangifte: je Nederlandse verkopen en je aftrekbare voorbelasting blijven daar staan, alleen de grensoverschrijdende consumentenverkoop gaat via OSS.
De aangifte moet uiterlijk aan het eind van de maand na het kwartaal binnen zijn, en op tijd betaald. Een OSS-aangifte kun je niet corrigeren door 'm opnieuw in te dienen: een correctie neem je mee in een latere aangifte. Reden te meer om per kwartaal met kloppende cijfers te werken in plaats van achteraf recht te trekken.
IOSS is de variant voor invoer tot 150 euro
Verkoop je goederen die van buiten de EU rechtstreeks naar je klant worden verzonden, bijvoorbeeld omdat je dropshipt vanuit een niet-EU-land, en is de zending niet meer dan 150 euro waard, dan speelt de invoervariant: IOSS. Daarmee reken je de btw van het land van de klant al af op het moment van verkoop, in plaats van dat je klant bij de bezorger btw en inklaringskosten moet betalen. Zonder IOSS blijft zo'n pakket vaker bij de douane hangen en haakt de klant af.
Bij een marktplaats kan de platformfictie gelden
Verkoop je via een marktplaats, dan wordt in bepaalde situaties het platform geacht de verkoper te zijn en draagt het platform de btw af. Dat speelt vooral bij ingevoerde goederen tot 150 euro en bij verkopers die buiten de EU gevestigd zijn. Ben je een Nederlandse ondernemer die eigen voorraad via bol.com aan Nederlandse of Europese consumenten verkoopt, dan geldt die fictie meestal niet: dan draag jij de btw gewoon zelf af, inclusief de OSS-verplichting op je buitenlandse consumentenverkoop.
Zakelijke klanten in de EU vallen buiten OSS
OSS gaat alleen over verkoop aan consumenten. Lever je aan een bedrijf met een geldig btw-nummer in een ander EU-land, dan is dat een intracommunautaire levering met 0 procent btw. Die geef je op in je gewone aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties, de ICP-opgaaf. Een webshop die zowel aan consumenten als aan bedrijven in het buitenland verkoopt, heeft dus drie stromen naast elkaar: Nederlandse btw, OSS per land, en intracommunautaire leveringen met ICP-opgaaf.
Waar het misgaat: de drempel te laat zien
De meest voorkomende fout is dat de 10.000-euro-grens ergens in het jaar wordt gepasseerd zonder dat iemand het merkt. Vanaf dat moment had je buitenlandse btw moeten rekenen, maar je rekende Nederlandse btw door. Als dat pas bij de jaarafsluiting boven tafel komt, heb je maandenlang de verkeerde btw afgedragen en kun je een naheffing verwachten, plus het gedoe van het alsnog verdelen over de landen.
De tweede fout zit in de tariefbepaling: alle buitenlandse orders op één hoop, met één tarief, in plaats van per land. Dat werkt zolang je toevallig alleen naar landen met hetzelfde tarief verkoopt, en gaat mis zodra dat verandert. Beide fouten voorkom je door de drempel actief te bewaken en de tariefbepaling per order te automatiseren, en door elke maand te controleren in plaats van per kwartaal te reconstrueren.
OSS staat niet op zichzelf. Hoe het samenhangt met je afrekeningen, je retouren en je voorraad, staat in Boekhouding voor je webshop: btw, OSS en je afrekeningen.
Bas van Mook
Boekhouder en digitaliseringsspecialist. Van Mook Administratie & Advies. KvK 97207241.
Bas verzorgt de boekhouding voor webshops en e-commerce door heel Nederland, grotendeels geautomatiseerd. Wat hij hier schrijft, komt uit de dagelijkse praktijk.